Como facilitar a rotina de uma clínica veterinária

Como forma de facilitar a rotina da clínica veterinária ou de manter enxuto o quadro de funcionários, muitas vezes os pedidos de exame são enviados para um laboratório externo ou encaminhados para o tutor do animal em tratamento para um outro local, onde são realizadas as coletas.

Com isso, a clínica terceiriza o sistema de diagnóstico e acaba tendo uma dependência desse fornecedor externo para dar continuidade a vários atendimentos.

Mas será que essa economia vale mesmo a pena? Acompanhe a seguir e confira!

Como facilitar a rotina da clínica veterinária

Para ter mais chances de garantir um bom atendimento e, consequentemente, a satisfação dos clientes, é fundamental investir na organização da rotina de trabalho da clínica. Nesse sentido, gerenciar e ter total controle das tarefas diárias é decisivo para o sucesso do negócio.

Mesmo que o mercado veterinário esteja em alta, é preciso se diferenciar e desenvolver uma gestão de qualidade, com mais dinamismo, eficiência e agilidade. Além de tudo, a tecnologia voltada para esse tipo de empreendimento também torna o cotidiano mais prático e otimizado.

A tarefa pode ser complexa, até mesmo porque é necessário lidar com inúmeros tipos de materiais, ferramentas e produtos. A boa notícia é que, com o auxílio da tecnologia na área da saúde, hoje já é possível configurar uma série de procedimentos e processos para facilitar o trabalho.

Lidar com a administração da clínica pet pode sim ser complicado. No entanto, com um pouco de conhecimento e orientações corretas, há como garantir a manutenção e o desenvolvimento da sua empresa de forma eficiente.

Veja, a seguir, algumas dicas práticas de como otimizar a rotina da clínica veterinária!

Investir em tecnologias de gestão

Atualmente, existem inúmeros sistemas e softwares específicos para organizar a gestão de uma empresa. Com eles, é possível reunir todas as informações relacionadas à administração da clínica, possibilitando um melhor controle de cadastros, estoque, agenda de atendimento, finanças, entre outros.

Utilizar uma ferramenta desse tipo pode ser um fator decisivo para desenvolver uma gestão mais tranquila e eficiente. Os benefícios de apostar em um bom programa para a clínica veterinária são vários, como:

• organiza todos os processos clínicos e administrativos em um só lugar;
• reduz gastos;
• melhora o controle financeiro;
• otimiza as demandas diárias;
• facilita o trabalho dos colaboradores e a rotina da empresa;
• organiza exames, laudos, receituários, dados de internações, entre outros, que podem ser acessados de qualquer local e a qualquer hora, por meio de um dispositivo conectado à internet;
• gera maior economia na compra de materiais;
• torna todos os processos da rotina administrativa mais ágeis;
• melhora a comunicação entre os setores;
• possibilita a digitalização de todos os documentos, com sigilo e segurança.

Todas essas facilidades podem fazer muita diferença na organização da clínica veterinária. E é justamente o propósito desse tipo de sistema: otimizar o cotidiano, automatizar os processos e favorecer o aumento da lucratividade do negócio.

No entanto, é fundamental escolher um fornecedor confiável e reconhecido no mercado, que ofereça suporte especializado, interface intuitiva, usabilidade do sistema, entre outros diferenciais, para garantir um gerenciamento realmente eficaz no dia a dia da clínica veterinária.

Ao contrário de outras opções, como planilhas e relatórios manuais, a tecnologia de gestão reduz os índices de erros humanos e aumenta a produtividade geral dos colaboradores. O tempo é um recurso precioso e, ao utilizar um software apropriado, é possível automatizar todos os processos mecanizados e dispor de mais tempo para demandas essencialmente humanizadas.

Investir em tecnologia de diagnósticos

A cada ano, mais e mais tecnologias de diagnóstico são adotadas na rotina das clínicas veterinárias, possibilitando resultados mais precisos e eficientes. Portanto, as tecnologias já são consideradas muito importantes para o atendimento de animais.

Acompanhar essas tendências de melhorias é essencial para se manter atualizado e prestar atendimentos de qualidade. Além disso, há diversos outros ganhos ao investir em tecnologia na clínica, como:

• oferecer mais bem-estar aos animais a partir de recursos que possibilitam diagnósticos precisos;
• gerar inovações no tratamento de diversas condições;
• proporcionar mais segurança e agilidade no diagnóstico e tratamento;
• promover o aumento da confiança dos tutores;
• ganhar diferencial de mercado.

Diante de tantos benefícios, inúmeros equipamentos tecnológicos estão sendo amplamente utilizados em clínicas veterinárias de todo o país. Para que o médico consiga absorver essa demanda e aumentar a quantidade de tutores atendidos, é interessante entender quais são as principais técnicas de diagnóstico usadas.

Radiografia, ultrassonografia, tomografia e ressonância magnética são alguns exemplos de tecnologias que possibilitam o acesso a informações mais completas sobre o estado de saúde dos animais. Além disso, há outras possibilidades de realizar o diagnóstico de maneira precisa. Veja a seguir!

Coletando exames

Quando o veterinário realiza a coleta e envia ao laboratório externo, a amostra acaba por sofrer muito na espera — retirada do material pelo motoboy, transporte até o laboratório e depois entrada na fila de testes a serem realizados no local. Esse tempo todo de espera prejudica a amostra e cria uma série de artefatos que podem afetar a análise.

As células vermelhas vão morrendo nesse tempo, aumentando a hemólise, o tamanho das células vermelhas e a alteração das concentrações dos parâmetros bioquímicos.

Se estivermos falando de um animal já debilitado ou com algum hemoparasita, essas células são mais frágeis ainda, degradando rapidamente até a análise. Isso pode gerar resultados errôneos ou até a necessidade de realizar a coleta novamente, submetendo o animal ao stress da coleta e mais uma visita ao veterinário.

Fazendo a análise imediata

A amostra fresca e analisada imediatamente sempre fornece resultados mais fiéis. Afinal, em vez de estarem disponíveis ao fim do dia ou no dia seguinte, estarão em suas mãos em 6 minutos.

Ao enviar o tutor para um laboratório especializado, a taxa de retorno é mais alta que nas outras modalidades de coleta. Na rotina veterinária, além da dificuldade de agendar para levar o animal para algum laboratório externo, ainda há uma chance maior de desistência do tutor, se nesse meio tempo o animal apresenta melhoras — o que pode comprometer a saúde e o tratamento do paciente veterinário.

Mas e o peso de manter um sistema de diagnóstico na clínica? O ideal é procurar por fornecedores de equipamentos especificamente preparados para ser point of care, ou seja, aqueles que são robustos e que demandam menos suporte, amostra e especialização dos usuários.

Um equipamento adequado ao dia a dia permite que o veterinário realize os exames no momento da coleta.

Realizando uma gestão financeira eficiente

A gestão financeira dessa solução também deve ser avaliada de forma racional. Os custos dos exames que seriam pagos ao laboratório externo entram para financiar o sistema de diagnóstico em clínica. As despesas com os testes, manutenção e suporte técnico têm que se encaixar na realidade da clínica de forma a ajudar o diagnóstico e o crescimento do empreendimento.

É uma decisão de negócios estratégica. Por isso, pesquise as diferentes opções do mercado, converse com os representantes e tire o tempo necessário para tomar essa decisão, afinal, é de seu investimento financeiro e pessoal que estamos falando.

Treinar periodicamente a equipe

Com toda a competitividade do mercado, não é possível ter uma clínica veterinária de sucesso sem contar com o trabalho de uma boa equipe. Por isso, treinar periodicamente o time é essencial para aumentar a produtividade e a excelência no atendimento e nos resultados como um todo.

O gestor pode, por exemplo, investir em um programa de motivação e crescimento dos colaboradores, além de oferecer salários justos, reconhecimento e benefícios. Ainda, o ambiente organizacional deve ser agradável e motivador, para que os profissionais se sintam bem atuando na clínica.

Para que a equipe esteja sempre bem-preparada, atualizada e alinhada, de tempos em tempos, invista em especializações, cursos e palestras para o seu pessoal. Além de aumentar as habilidades do time, isso também serve para melhorar o uso de ferramentas tecnológicas e, consequentemente, a rotina do negócio.

Uma ótima dica, nesse sentido, é realizar reuniões para melhorar a comunicação e estabelecer uma relação de confiança. O gestor deve sempre demonstrar interesse e disponibilidade para escutar as questões e necessidades dos colaboradores, pois apenas assim é possível identificar problemas e solucioná-los.

Tenha em mente que treinar uma equipe eficiente só será possível a partir de uma gestão ágil, que se preocupa com o bem-estar de todos. Essa estratégia possibilita que os profissionais alcancem todo o seu potencial e prestem melhores serviços.

Padronizar os processos

Conhecer o funcionamento dos processos da clínica é fundamental para otimizar e melhorar a eficiência da clínica veterinária. Para isso, o fluxo de atividades e a maneira como são executadas devem ser sempre igual para que ocorra a uniformização do trabalho realizado pela equipe.

Isso é bastante relevante, já que os padrões ajudam a criar um caminho único, reduzindo a possibilidade de erros e melhorando a eficiência operacional. Sem isso, a clínica veterinária pode ter inconsistências no serviço prestado, falta de produtividade e insatisfação dos clientes.

Informações desorganizadas e sem padrão, portanto, atrapalham o andamento das tarefas e podem resultar em perdas para o empreendimento. Por outro lado, a padronização oferece diversos ganhos, como:

• melhora da distribuição dos recursos;
• redução de falhas e retrabalhos;
• aumento da produtividade;
• mais transparência nos processos;
• facilidade em treinar colaboradores;
• maior engajamento da equipe;
• redução de custos;
• melhora da experiência do cliente;
• otimização e automatização dos processos.

Para realizar a padronização de processos, é importante gerenciar o fluxo de atividades dentro da clínica veterinária com o apoio de ferramentas específicas. O desenvolvimento da tecnologia já permite o acesso a soluções informatizadas que fazem essa tarefa.

Os softwares garantem, por exemplo, a integração de atividades, o agendamento de rotinas e atualizações, o monitoramento e a mensuração do desempenho da clínica, entre outros. Com esse sistema versátil e prático, é possível ter mais agilidade, segurança e conforto no ambiente organizacional.

Estabelecer prioridades

Para, de fato, conquistar um local de trabalho mais organizado, é necessário estabelecer prioridades. Em geral, essas atividades são definidas pela dificuldade de execução ou pelo tempo limitado para o seu cumprimento.

Existem tarefas que não podem ser deixadas para depois, justamente porque o atraso pode prejudicar como um todo a prestação do serviço a tutores e animais. Para atender o trabalho por nível de prioridade, é fundamental que a gestão adote algumas ferramentas.

Como citamos anteriormente, algumas tecnologias inovadoras são capazes de facilitar essa tarefa. Com o uso de checklists online, por exemplo, fica mais simples criar listas personalizadas para monitoramento e análise gerencial de diversos processos nos mais variados setores da clínica veterinária.

Com o suporte da tecnologia, portanto, as atividades prioritárias e de rotina são coordenadas com mais fluidez, reduzindo o tempo gasto com procedimentos e assegurando maior precisão na execução do trabalho. Esse controle influencia diretamente a produtividade e pode favorecer como um todo os serviços prestados pela clínica.

Estabelecer horários

Todo negócio que se preocupa com sua imagem e profissionalismo busca estabelecer horários e organizar a agenda e os atendimentos clínicos. É necessário, por exemplo, garantir que sempre exista um funcionário no ambiente de trabalho para atender os clientes durante o horário de funcionamento.

Para isso, é preciso considerar os serviços oferecidos, o quanto se pode investir e quantos colaboradores são necessários para a demanda de atendimentos. Além de horários, também é muito importante pensar nos períodos de folga e nas férias da equipe.

Até porque é essencial manter tudo funcionando em ordem, sem que a clínica veterinária tenha prejuízos por falta de profissionais. Vale a pena refletir se a contratação de estagiários pode ser uma boa ideia para a realidade do empreendimento, já que eles fornecem um ótimo suporte para a qualidade dos processos.

Como vimos, há meios para facilitar a rotina da clínica veterinária e contar com um negócio mais organizado. Para ter mais chances de sucesso, invista em tecnologias de gestão voltadas para a área da saúde, priorize as demandas mais urgentes e mantenha a equipe sempre treinada para prestar o melhor serviço. Com isso, a clínica veterinária terá bons retornos e a oportunidade de se manter em destaque diante da concorrência.

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